L’automatisation des processus RH touche désormais toutes les fonctions des ressources humaines. Ces métiers ont de nombreuses tâches administratives au quotidien, et la digitalisation de ces processus représente pour eux une opportunité de se focaliser sur de nouvelles tâches.
Quels sont les processus RH que l’on peut automatiser ?
La gestion des dossiers collaborateurs, les tâches administratives et la gestion de la paie ont d’abord connu ce phénomène de digitalisation. Au fil du temps les autres aspects des métiers RH ont vu également leurs processus se dématérialiser.
De plus en plus de services RH emploient un SIRH ou encore un chatbot dans leur processus d’automatisation des tâches, parfois même les deux. En effet, il est possible de connecter un chatbot à son SIRH pour favoriser la digitalisation des ressources humaines et automatiser les processus.
En principe, l’automatisation des processus RH peut s’appliquer à de nombreuses missions différentes que rencontrent les professionnels des ressources humaines au quotidien.
La publication d’offres d’emploi, l’étude des CV, le suivi des entretiens et la gestion des contrats de travail peuvent être facilités en devenant automatique. En effet, le recrutement est un événement qui nécessite de nombreuses actions par la suite, dont plusieurs tâches administratives.
De plus, les services RH peuvent aussi être accompagné à l’aide d’un chatbot dédié dans leurs processus de recrutement. En effet, l’agent virtuel peut participer à l’automatisation du tri des CV, à la planification des entretiens ou servir de source d’informations 24h/7j aux candidats.
Préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur est un processus RH qui peut prendre beaucoup de temps. En effet, le nouvel employé doit obtenir tous les codes d’accès, le matériel et les informations nécessaires au bon déroulement de son travail.
Grâce à la digitalisation des processus RH, le nouveau salarié pourra recevoir différents documents ou différentes directives et missions facilement de la part des managers ou des RH. L’automatisation de ce processus favorise donc l’onboarding du nouvel arrivant et diminue le risque d’erreur et d’oubli.
Un portail RH peut être mis en place afin de faciliter la prise de congés pour les collaborateurs. Les informations sont remontées automatiquement et la personne concernée peut directement valider ou non la demande sur l’outil employé.
Une fois la demande de congés ou d’absence validée, les RH peuvent recevoir une notification pour en être informés, cependant ils n’auront pas forcément besoin d’effectuer quelconque action. En effet, les informations peuvent être envoyées automatiquement sur leur système puis retranscrites directement sur le bulletin de salaire du collaborateur.
Le personnel des ressources humaines peut créer des formulaires que les collaborateurs devront remplir concernant leur dossier (adresse ou changement d’adresse, déclaration d’une situation de handicap, numéro de téléphone…). Ils auront la possibilité de les remplir directement sur un outil en ligne ce qui permettra aux RH d’y avoir accès facilement et de pouvoir s’informer de quelconque changement.
La production de documents fait partie du quotidien des professionnels RH et cela peut être un processus parfois assez long. En effet, la rédaction de documents demande souvent une recherche d’informations importante qui peuvent être trouvées dans différentes ressources.
L’automatisation de la génération de documents, comme les contrats de travail par exemple, permet d’améliorer le quotidien des RH et de leur faire gagner du temps. Les informations sont centralisées et la gestion ainsi que le suivi sont automatisés.
En rassemblant toutes leurs données sur un outil digital, comme le SIRH, les RH ont la possibilité d’analyser les données facilement grâce aux KPIs collectés automatiquement. Cela leur permet également de maîtriser la gestion de leurs tableaux de bords et garder un œil sur l’évolution de chaque action.
L’automatisation des processus RH facilite le travail des services des ressources humaines et accentue leur productivité au quotidien. Dans ce sens, les chatbots ressources humaines du Virtual Agent Studio peuvent être une véritable aide dans le processus de digitalisation de ces processus.